Za správne fungujúcim pracovným vzťahom je množstvo detailov, ktoré často zostávajú v pozadí. Dochádzka, pracovnoprávna dokumentácia, podklady pre mzdy, komunikácia so zamestnancami, klientmi aj interným tímom – všetko musí do seba zapadnúť presne a včas. V personálnej práci nestačí len poznať procesy. Dôležité je rozumieť legislatíve, vedieť reagovať na konkrétne situácie a byť oporou pre ľudí, ktorí potrebujú radu alebo riešenie.
V Talent Solutions je jednou z ľudí, ktorí sa o túto dôležitú časť práce starajú, aj Alexandra Ivanová, personalistka. Jej primárnou úlohou je starostlivosť o zamestnanca počas celého pracovného cyklu tak, aby bolo všetko v súlade s platnou legislatívou. V praxi to znamená personálnu administratívu, spracovanie dochádzky, prípravu podkladov pre mzdy, poradenstvo pre zamestnancov aj klientov a zároveň podporu ostatných personalistiek pri aplikácii Zákonníka práce.
Jej práca je kombináciou odbornosti, presnosti a každodennej komunikácie. Každý deň prináša iné priority podľa toho, či ide o obdobie prípravy miezd, fakturácie alebo pracovnoprávnej dokumentácie. Prvá polovica mesiaca je venovaná najmä podkladom pre mzdy a fakturáciu. Druhá polovica mesiaca patrí okrem pracovnoprávnej dokumentácie aj ďalším úlohám, ako je napríklad nastavovanie zmenových kalendárov alebo riešenie praktických otázok, ktoré vznikajú počas bežného fungovania.
Personálna práca stojí na presnosti, dôvere a zodpovednosti
V prostredí personálnych služieb má práca personalistu priamy vplyv na to, ako zamestnanci aj klienti vnímajú celú spoločnosť. Ak procesy fungujú správne, mnohé veci pôsobia samozrejme. Zamestnanec má pripravené dokumenty, dochádzka je spracovaná, mzda má správne podklady a klient dostáva informácie, ktoré potrebuje. Práve v tom je však náročnosť tejto práce – veľká časť jej hodnoty je viditeľná najmä vtedy, keď niečo nefunguje.
Alexandra vníma svoju rolu aj ako podporu pre kolegyne a kolegov. Snaží sa byť nápomocná, uľahčiť im prácu a pomáhať pri hľadaní riešení. Verí, že aj takto prispieva k celkovému obrazu Talent Solutions ako profesionálneho a férového partnera. Nie je to len administratívna pozícia. Je to práca, ktorá spája legislatívu, prax, komunikáciu a schopnosť zachovať pokoj aj v situáciách, keď je potrebné rýchlo a presne reagovať.
Aktuálne sa Alexandra venuje viacerým dôležitým témam. Jednou z priorít je nastavenie automatizácie spracovania dochádzok tak, aby mohla byť čo najskôr spustená. Okrem toho rieši podklady pre Inšpektorát práce a zaškoľovanie kolegýň na prácu so systémom Softip. Ide o oblasti, ktoré majú významný dopad na efektivitu, správnosť procesov a každodenné fungovanie tímu.
Legislatíva, ktorá sa mení, a klienti, ktorí potrebujú istotu
Jednou z najväčších výziev v Alexandrinej práci je komunikácia so zahraničnými klientmi a vysvetľovanie slovenskej pracovnoprávnej legislatívy. Pre klientov, ktorí nepoznajú lokálne pravidlá, môžu byť niektoré povinnosti, procesy alebo obmedzenia nejasné. Úlohou personalistu je preto nielen zabezpečiť správnosť, ale aj zrozumiteľne vysvetliť, prečo je potrebné postupovať určitým spôsobom.
Veľkou výzvou je aj samotná legislatíva, ktorá sa neustále mení. Práca v tejto oblasti si vyžaduje priebežné vzdelávanie, sledovanie zmien a schopnosť aplikovať ich do konkrétnych situácií. Alexandra otvorene hovorí, že každým prípadom sa učí niečo nové – niekedy aj cez chyby. Práve takáto skúsenosť však postupne buduje odbornosť, ktorú potom vie využiť pri podpore zamestnancov, klientov aj kolegov.
Kľúčové sú preto nielen znalosti, ale aj vlastnosti, ktoré umožňujú túto prácu zvládať dlhodobo. Komunikatívnosť, neustále vzdelávanie, analytické myslenie, práca pod tlakom, time management, zameranie na detail a asertivita patria medzi schopnosti, bez ktorých sa práca personalistiek nezaobíde. Každý dokument, každá zmena a každá informácia môžu mať konkrétny dopad, preto je dôležité pracovať presne a zodpovedne.
Tímová spolupráca ako základ správne fungujúcich procesov
Alexandrina práca je úzko prepojená s viacerými tímami v Talent Solutions. Najviac spolupracuje s tímom personalistiek a mzdovým oddelením, no v praxi komunikuje takmer so všetkými časťami firmy. Konzultanti poskytujú informácie o nástupoch kandidátov a prípadných zmenách. Mzdové, finančné a fakturačné oddelenie pracuje s podkladmi, ktoré musia byť správne pripravené a odovzdané včas.
Táto spolupráca ukazuje, že personálna agenda nie je samostatný ostrov. Je súčasťou širšieho systému, v ktorom na seba nadväzujú jednotlivé kroky. Ak má celý proces fungovať správne, musí byť presná komunikácia, jasné rozdelenie úloh a ochota navzájom si pomáhať. Práve preto je prepojenie tímov jedným z najdôležitejších predpokladov kvalitnej služby voči klientom aj zamestnancom.
Ľudia si často neuvedomujú, že práca personalistky je kombináciou práva, administratívy, komunikácie, empatie, dôslednosti a zodpovednosti za procesy, ktoré musia fungovať správne každý deň. Ide o prácu, ktorú nie vždy vidno, ale ak sa neurobí správne, môže mať veľké následky. Aj preto je dôležité, aby ju vykonávali ľudia, ktorí rozumejú nielen pravidlám, ale aj ľuďom a situáciám, ktoré za nimi stoja.
Byť oporou pre ľudí, ktorí potrebujú riešenie
Na svojej práci je Alexandra najviac hrdá vtedy, keď je človekom, na ktorého sa obracajú klienti aj zamestnanci, keď potrebujú radu alebo pomoc. Teší ju, že skúsenosti, ktoré si roky budovala, vie dnes využiť v prospech ostatných. Práve v tom sa ukazuje ľudská stránka personalistiky – nejde len o dokumenty a pravidlá, ale aj o dôveru, dostupnosť a schopnosť pomôcť v správnom momente.
Napĺňa ju pocit, že si niekto jej prácu váži. Baví ju byť partnerom pre kolegov, zamestnancov aj klientov a pomáhať im hľadať riešenia. Táto schopnosť prepájať odbornosť s ľudským prístupom je v personálnej práci mimoriadne dôležitá. Najmä v situáciách, keď sú pravidlá zložité, termíny krátke a očakávania vysoké.
Aj mimo práce si Alexandra nachádza spôsob, ako si vyčistiť hlavu a udržať rovnováhu. Miluje bezcieľne prechádzky sama so sebou, ktoré jej pomáhajú utriediť si myšlienky a zvládnuť aj vlastný temperament. Možno aj vďaka tomu dokáže v práci spájať energiu, odbornosť a schopnosť stáť pri ľuďoch, keď potrebujú podporu.
Ak hľadáte spoľahlivého partnera v oblasti personálnych služieb, ktorý rozumie nielen náboru, ale aj pracovnoprávnym procesom, legislatíve a každodennej starostlivosti o zamestnancov, Alexandra Ivanová a tím Talent Solutions sú pripravení pomôcť vám nájsť riešenie, ktoré bude fungovať. Pozrite si naše služby pre klientov.
